Личный помощник / бизнес-ассистент
Опыт:
3+ года
Формат работы:
Удаленная работа
Тип занятости:
Full time
Местоположение: Москва или Московская область
Мы работаем на рынке более 17 лет, реализовываем креативные проекты для крупных известных брендов и всегда рады талантливым и амбициозным людям в нашей команде.
Ищем коммуникабельного, инициативного и ответственного человека на позицию бизнес-ассистента.
Требования/пожелания
- опыт работы личным помощником руководителя от 3 лет (не более двух руководителей за 3 года);
- готовность к дистанционной работе с обязательной возможностью выезда в город для решения поставленных задач;
- эмпатичность, понимание, что бизнес-ассистент — это про заботу, пользу, создание ценности для компании;
- грамотная устная и письменная речь;
- коммуникабельность, открытость, умение найти выход из любой ситуации;
- инициативность.
Опыт
3+ года
Формат работы:
Удаленная работа
Тип занятости:
Full time
Местоположение:
Москва или Московская область
Обязанности
- помощь руководителю с вопросами, связанными со структуризацией документов, систем хранения, оргтехники и др.;
- ведение документооборота:
— оформление документов (печать, подписание) + помощь менеджерам агентства в этом процессе;
— отправка корреспонденции, организация логистики корреспонденции в Москве, отслеживание доставки корреспонденции на всех этапах;
— встречи с подрядчиками/клиентами для подписания документов;
— отправка ответов на письма поставщиков (по запросу руководителя) и других контактов, а также на запросы в организацию; - ведение деловой переписки;
- ведение календаря руководителя:
— организация внутренних встреч и совещаний;
— протоколирование встреч;
— организация, согласование встреч с клиентами; - подготовка, согласование, организация доставки посылок + работа с курьерами (обработка заявок и распределение их между курьерами);
- Travel-поддержка (билеты/гостиница/трансфер/отчетность) руководителя и сотрудников;
- координация процессов в PR и SММ лично руководителя и компании;
- обработка входящих звонков на телефон организации, а также сообщений в аккаунтах организации в WhatsApp и Telegram;
- полное ведение и систематизация информации по сайтам, паролям, поставщикам организации;
- сбор, анализ, структурирование информации по запросу руководителя + освобождение руководителя от рутинных задач;
- действие по доверенности от имени руководителя, получение и передача документов, получение/подача документов на визы и представление интересов в других органах, где это имеет смысл;
- организация и координация некоторых проектов агентства;
- взаимодействие со всеми отделами агентства, знание, кто и за что отвечает;
- помощь в работе руководству и другим сотрудникам агентства в рамках своих компетенций;
- помощь в организации корпоративных мероприятий;
- помощь в организации того, что потребуется представителям других офисов компании на территории РФ;
- выполнение других служебных/ личных поручений руководителя.
Условия
- креативная и дружелюбная команда рекламного агентства;
- возможности для самореализации и совершенствования навыков, для роста и развития вместе с крупной амбициозной компанией;
- новые знания и положительные эмоции каждый день;
- дистанционная работа;
- достойная оплата труда.